Скільки ж разів я проходила цим колом…
Уявіть, що ви будуєте маленький трактор для копання траншей. Спочатку додаєте плуг — основу для роботи, потім колеса і моторчик. Згодом, щоб підвищити ефективність, додаєте систему управління, а далі — автоматизацію, яка майже повністю звільняє від ручної роботи.
Але коли справа доходить до бізнес-процесів, усе відбувається зовсім інакше: спершу обирається найпотужніший плуг, потім найточніший GPS для визначення напрямку, потім інструмент для регулювання глибини, запобіжник… і в результаті замість цільного трактора маємо набір дорогих деталей, що застосовуються вручну у різних ситуаціях (логіка яких прописана в документації).
Тоді власник замислюється: “У нас же є всі процеси, і вони добре описані. Чому ж не працює?” Можливо, проблема в «примхливих» клієнтах, які постійно вимагають змін і гнучкості? Чи в менеджерах, які постійно щось випускають із уваги?
І ось приходить ідея: “Може, варто взяти PMBok і діяти строго за методичкою?” І ви відкриваєте цей 768-сторінковий посібник, який обіцяє вирішити всі ваші проблеми з управлінням проектами. Але швидко розумієте, що не так вже й легко “подужати” всі 3 кілограми обсягу. Починаються експерименти, залучаються консультанти, накопичується документація, компанія обростає бюрократією, а результат лише віддаляється.
То що, PMBok не працює?
Секрет у тому, що на певному етапі розвитку не потрібно осягати весь PMBok. Набагато важливіше сфокусуватися на чотирьох ключових групах процесів, які здатні принести реальний результат, не перетворюючись на черговий баласт.
Типовою помилкою є фокус виключно на управлінні розробкою та якістю коду, тоді як часто забувається про якість комунікації і контроль над проектом.
Необхідний мінімум
Мінімальні питання, які слід врахувати в проектній діяльності:
– Які основні етапи поставки продукту клієнту?
– Як налагоджена комунікація з кожним стейкхолдером?
– Як ви виявляєте «негативних» стейкхолдерів і працюєте з ними?
– Як здійснюєте превентивний контроль бюджету?
– Як визначаєте, реагуєте і комунікуєте ризики?
Чотири ключові інструменти PMO, які для цього знадобляться:
– Project charter
– Project progress report
– Communication schedule
– Risk management tool
Знання основ цих інструментів здатне значно покращити фінансові показники, уникнути «пожеж» і спростити роботу з «важкими» клієнтами.
Усе, що потрібно — змістити фокус із розробки на клієнта.
